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幹事なら必ず押さえておきたい6つのポイント

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「幹事の力量がイベントの成功を左右する」、と言っても過言ではありません。
とはいえ初めて幹事を任された方なら、「何から手をつけたらいいかわからない・・・」が当たり前だと思います。
そんなあなたにお勧めしたいのは、「よくある落とし穴」を事前に把握して、できるだけ失敗を防ぐこと。
ポイントを押さえて準備を進めれば、みんなに喜んでもらえるイベントが実現するはずです。

まずイベント全体の段取りを思い描こう

イベント失敗の原因は、幹事の準備不足にあり!

まずは何をやるべきか、おおまかな流れを整理しておきましょう。
「その場のノリでなんとなく」といったプログラムの作り方では、
当日、あなた自身の首を絞めることになります。

といって、照明や音響など、いきなり細かいところにこだわって考え始めると、肝心なポイントを見落としてしまいます。イベントを成功させるためにも、まずは全体の段取りを考えてから、細かい部分を詰めていくのが重要です。

「イベントの目的」と「メイン企画」を明確にしよう

目的がブレていると、企画や準備も支離滅裂に!

必ず考えておきたいのが、「イベントの目的」と「メイン企画」の2つの柱です。
この2つを明確にしておくと、プログラムの作成に便利ですし、その他の内容も充実させやすくなります。

目的

まず「目的」を明確にすると、イベントに必要な項目を把握しやすくなり、無駄のないプログラムを設計できます。また、1つの目的に向かってイベントの内容を考えることで、各項目の趣旨が一貫したものになります。

企画

次に、イベントを盛り上げるためにも、「メイン企画」をしっかり考えます。参加者にとって有意義な企画やお楽しみ要素のある企画を設け、イベントの核として提案しましょう。

細かい流れは後でじっくりと考えればOK。 まずは、あなたの考えたメイン企画が、「イベントの趣旨が、参加者に対し明確に伝わるか?」の観点で判断しましょう。

会場は早めに押さえよう

会場がなければイベントも開催できない!

人気の会場だと空いている日が限られている場合が多いので、早めの確保が肝心です。せっかくイベントの中身を考えたのに、いざ会場を探し始めたら「すでに予約が埋まっていた!」というケースは珍しくありません。結果的に、妥協を重ねながら会場を探す羽目に陥ります。

最悪の場合、予算オーバーになったり、会場の都合でプログラムの変更を余儀なくされたりする可能性もあるので、イベント会場探しは早めに行いましょう。

また「仮押さえ」なら費用の掛からない会場も多いので、イベント内容に適した会場が空いていれば、まず押さえてしまうことがコツです。

スケジュール調整は迅速に行おう

候補日は4~5日は挙げておくのがコツ!

会場が決まったら、参加者のスケジュールを押さえるのもお忘れなく。スケジュール調整は、幹事であるあなた自身と、そのイベントには欠かせない人物が絶対に参加できる日程から調整していきます。

候補日を絞り込み過ぎると調整が大変。できれば4~5日程度に絞るのが、参加者を増やすコツです。

なお、候補日の選定だけはできるだけ早く決定してください。そして、迅速に全体に発表し、参加者を募りましょう。この時、イベントの内容と会場を簡単に伝えておくことも大切です。参加者にとっても予定が調整しやすくなります。

無料の見学会を活用しよう

具体的なイメージが湧き、失敗も防げる!

会場が決まったら、参加者のスケジュールを押さえるのもお忘れなく。スケジュール調整は、幹事であるあなた自身と、そのイベントには欠かせない人物が絶対に参加できる日程から調整していきます。

候補日を絞り込み過ぎると調整が大変。できれば4~5日程度に絞るのが、参加者を増やすコツです。

なお、候補日の選定だけはできるだけ早く決定してください。そして、迅速に全体に発表し、参加者を募りましょう。この時、イベントの内容と会場を簡単に伝えておくことも大切です。参加者にとっても予定が調整しやすくなります。

アクセスを確認し、2次会会場も検討しよう

現地に足を運べば、会場からのアクセスも体感できる!

まずは幹事自身が現地に足を運び、実際に移動にかかる時間や、早いアクセスルートなどを体感してください。来場者への交通手段を提案しやすくなります。

加えて、二次会に使えそうなお店の目星をつけておくこともできます。予定になかった2次会が当日急に決まった際も慌てずに済みます。

まとめ

ポイントを押さえた準備が、イベントを成功へ導く

幹事にとって重要なのは、ポイントをおさえてテキパキと決めていくことです。特に参加者の予定を確保するまではスピードが命。イベントの目的やメイン企画など、イベントの核となる要素が決まったら、会場やスケジュールの調整は迅速に行いましょう。
開催場所や日程さえ決まれば、あとは細かい流れをじっくりと考えることができます。見学会を利用すれば、イベント内容についてプロのアドバイスを聞けることも。ポイントをおさえた準備で、イベントを成功させましょう!
マックスパートの「ザ・コスモホール」では現地見学会を無料で開催中です。経験豊富なプロが幹事の皆様のイベント運営をサポートさせていただきます。

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