マイナンバーがいよいよスタート！研修が必要なポイントをご紹介

2016/01/07 研修運営: マイナンバーがいよいよスタート！研修が必要なポイントをご紹介

個人・法人へのマイナンバー通知がいよいよ始まりました。平成28年1月からは、実際にマイナンバーを使用してのさまざまな対応が発生してきます。健康保険や雇用保険、年金などの手続きに必要なマイナンバー。あなたの会社では、使用に向けての研修はもう済んでいますか？

マイナンバーにまつわる情報はいろいろあり、社員のマイナンバーを管理するうえで知らなかったでは済まされません。ポイントを押さえた研修の開催で、周知徹底させましょう。ここでは研修で取り上げたい3つのテーマを紹介します。

導入準備も重要なマイナンバー

マイナンバーは大切な個人情報なので、取り扱いにも注意が必要です。自社の社員から番号を受け取る前に、基本的な知識はもとより、取り扱うための研修を済ませておくべきでしょう。例えば、マイナンバーを各社員から受け取るときは、単に番号を聞き出すだけでなく、本人確認も併せて行う必要があります。こうした情報も、知らなかったでは済まされない大切なポイントです。

各社員からマイナンバーを受け取ったら、導入前の準備はそれで終わりというわけではありません。保管の仕方や担当者の設定など、細かな管理体制を整えておく必要があります。そうした取り扱いの認識を共有するためにも、早めの研修開催がおすすめです。

個人情報の取り扱い管理

これまで社内で、個人情報はどのように取り扱ってきましたか？　マイナンバーも同様に注意を払う必要がありますが、この番号が漏えいすることで発生する被害は多岐にわたります。したがってより一層の管理体制で臨むべきです。この機会にあらためて個人情報の取り扱いに関する研修を行うことで、マイナンバー以外の情報についても管理を再確認したり、情報に対する認識を改めたりしてもらうよいきっかけになるでしょう。

管理の仕方のポイントは、マイナンバーを取り扱える人数を少なく、かつ明確にしておくこと、その他の個人情報と一緒にしておかないなどがあります。個人情報一式として、1カ所に集約して管理しがちですが、万が一情報が漏えいした際に大変危険です。芋づる式にその他の個人情報まで外部に漏れてしまわないよう、多元管理することもポイントとなってきます。

データで管理する場合のポイント

紙ではなくデータ化してマイナンバーを管理するなら、ウイルス対策用のソフトウェアをパソコンに入れておくだけでなく、ソフトウェアのバージョンも常に最新にしておくことが必須です。また、モニターにはスクリーンシートを貼って正面以外の角度から見えにくくしたり、パソコン自体の置き場所を工夫したりするなど、画面が他の社員に見えないようにします。たとえ同じ部内の者でも、管理担当者以外にはマイナンバーを知られないようにすべきです。

マイナンバーならではの注意点

退職した社員のマイナンバーは適切に廃棄処分する必要があります。定年退職、自己都合退社など、会社に在籍しなくなった時点で不要となるので、必ず廃棄しましょう。紙での保管ならシュレッダーにかけて粉砕、データなら完全に抹消します。

また、マイナンバーは、特定個人情報保護委員会という内閣府外局の第3者機関によって、その管理の仕方を監視されます。国や地方自治体などを監視することが主な目的ですが、それほど重要なものとして認識、管理されるわけです。この管理評価の方法は、「特定個人情報保護評価」としてホームページ上で情報公開されています。参考にして自社の管理体制を見直し、研修会を実施してもよいですね。

初めての試みだからこそ研修が必要

マイナンバーを使っての社内手続きは誰にとっても初めての経験です。個人が勝手な思い込みで動いたり、それまでの個人情報と同様に取り扱ってしまったりしてしまうことが一番の問題です。新しい情報を周知するためだけでなく、認識をともにして取り組めるようにするためにも、早い段階で社内研修を開きましょう。

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