多くのビジネスマンが一度は感じたことがある「今の会議意味あったの？」という疑問。会議が生産性を高めるどころか、逆に不満を募らせる会議になってしまっていませんか？　どうすれば有益な会議を行うことができるのか、効果的に会議を進めるポイントをお伝えいたします。

段取り八部！会議の成功は始まる前の準備にかかっている

自社以外のホテルのような会場で研修を行うことにより、得られるメリットが多くあります。自社内では、自分のデスクが近いこともあり、取引段取り八部は、会議においても例外ではありません。むしろ会議の成功は会議が始まる前に決まっていると言っても言い過ぎではないのです。うまくいかない会議は目的やゴールが曖昧だったり、決められたことが守られない参加者が多く、なかなか議論が進まないという問題を抱えています。
まず、会議を始めるにあたって何を行う会議なのか目的を明確にして、会議のなかでどこまで決めるのか（ゴールはどこか？）を明らかにしておく必要があります。そしてその議題に合う会議メンバーを選出することです。これまでの慣例で、あの人を呼んだらこの人も、などと出席人数が多くなりがちだった会議も、会議の目的や議題に照らし合わせ、本当にその人たちがいないと決まらないのか精査してみましょう。人数を絞ることができればその分、議論がスムーズに進行することができます。

進行役、ファシリテーターを明確にして、客観的な立場から会議を進行させる！

会議を進行するうえで、出席者がそれぞれ言いたいことを言い合っていては議論は深まりません。話を整理したり、また話が本題から逸れ出したときに修正したりと、客観的なポジションから議論に参加する進行役としてのファシリテーターは会議においてとても重要です。ファシリテートするうえで実は役立っているのが、いつも当たり前に使っているホワイトボードやプロジェクタです。目的確認や出てきた情報の整理等を行うために有効です。参加者が同じものを見て、議論できるようなツールを用意しておくことで、議論が逸れづらくなる効果も期待できます。

また意見の整理や方向修正のほかに、発言量等を調整し促したり、時間管理を行うことも大事な役割です。時間が迫っているからと、大切な議題を無理やりまとめる必要はありませんが、いたずらに時間を延ばすことも好ましくありません。会議は時間が延びるもの、長くかかるものという悪しき文化を作ってしまうことは好ましくありません。できるだけ当初に決めた時間内で完結できるように、マイルストーンを設け進行していきます。このような役割を担うファシリテーターのポジションには、冷静に物事を俯瞰できる立場や考え方のほうが望ましいでしょう。

また、場合によっては、あらかじめ会議資料を関係者に配っておくことも検討してみましょう。事前に資料を読んだうえで会議に参加してもらえれば、冒頭の説明時間の短縮や、事前に発言内容を考えておくこともできるので、会議当日には考えてきたことを共有し、その内容をもとにした議論に集中しファシリテートしていけば時間を有効に使うことができるでしょう。

研修事務局のかゆいところに手が届く、ホテルのホスピタリティ

研修を運営する事務局としては、お昼の食事や合間の休憩なども考えるべきポイントのひとつです。そんなとき、ホテルでの研修であれば、会場の準備からお昼の手配、コーヒーブレイクのサービス等もワンストップで提供してもらえます。プログラムの中身や、受講者の管理等に忙しい事務局にとってはありがたいサービスではないでしょうか。

また気をつけないといけないのが、備品の用意漏れです。細心の注意を払っていても、見落としてしまうこともあるでしょう。日ごろ、イベントで利用されているホテルであれば、さまざまな機器や備品の在庫がありますから、例えばプロジェクターを忘れてしまった、スピーカーを置いてきてしまったというようなときにでも、フロントに連絡をすれば、すぐに用意してもらうことができます。研修事務局にとって、ホテルのサービスは痒いところに手が届く、何かあったときにも安心して対応してもらえる、心強い施設だといえるのではないでしょうか。

決めた結論は５W１Hに落とし込み、PDCAをきっちり回す！

せっかく決まったものが、実行されないままでは貴重な時間を割いて、会議を行った意味がなくなってしまいます。会議で決めたものは必ずPDCAを回し、その結果がどのようなものだったのかをきちんと追えるようにしておきます。そのためには実行までのプランを5W1Hに落とし込み、「誰が」「いつまでに」「どこで」「何を」「どうやって」「どの程度」やるのかを明確に落とし込んでおくことをおすすめします。

PDCAがきっちり回せるようになれば、その取り組み自体の良し悪しがジャッジできることはもちろん、回を重ねていくごとに自然と会議の精度も上がってくることが期待されます。大切なことは、決めたことはきっちりやりきる癖をつけ、それを当たり前にできる文化を作ることです。会議が成果につながることが理解できれば、会議に対する印象も変わることが期待されます。

参考：

すごい会議の手順