商談成功率アップのコツは展示会出展と商談会場の確保をセットで行うこと！

2018/03/06 研修運営: 商談成功率アップのコツは展示会出展と商談会場の確保をセットで行うこと！

展示会への出展は、企業のサービスや商品をアピールできる大規模な機会でしょう。
しかし、出展だけで終わってはせっかくのアピールが無駄になってしまうこともあります。
なぜなら、ただ展示会出展するだけでなく確実な成約に結びつけるために「商談会場の確保」が必要だからです。

その理由と選び方、どんな場所が商談会場によいのかについてお話ししましょう。

例え話から見る「展示会出展だけで終わってはいけない理由」

自社のサービスをアピールするために！展示会の出展を
ある企業が展示会に出展することが決まり、その準備に追われることとなりました。展示会は今後の社運を左右するといっても過言ではない大きなイベントです。そのため社員たちは、当日慌てないように設営の準備を整えつつ、自社のサービスのよさや特徴を相手に伝えるための会議やプレゼンの練習を行いました。

無事に出展が終わって一安心
出展は無事に終わり、多くの人に自社のサービスをアピールすることができました。そして社員はみな一様に「これだけアピールできたのであれば、自社のサービスを導入してくれるお客様も増えるのではないか」と安心したのです。しかし、その後導入やサービスに関する問い合わせの数はかんばしくありません。「あれだけうまくいったのにどうして？」と社員たちは悩んでしまいました。

「商談会場の確保」を忘れていた
実は、社員たちは大切なことを忘れていました。それは「展示会出展と同時に開催する商談」です。確かに、展示会で自社のサービスをアピールすることはできました。しかし、商談会場を確保し忘れたため、出展でサービスに興味を持ってくれた人たちにすぐ踏み込むことができず、導入につながらなかったのです。
サービスを知ってもらえた瞬間を逃さずに商談をするのと、後から商談するのとではまるで違います。だからこそ展示会出展と同時に、「商談ができるよう会場を確保」することが必要なのです。

展示会時、顧客の心はどんな風になっているのか

なぜ商談の場が必要か、その理由を深く知るために、展示会時における顧客の心の動きを見ていきましょう。

展示会出展時の顧客はこんな状態
展示会に出展すると、顧客に商品やサービスを直に見てもらったり触ってもらったりできます。こうして五感に触れると、話を聞くだけよりも伝わりやすいものですし、商品やサービスへの興味もわきやすくなっています。また分からないことをその場で聞けるため、不安や悩みが解消されやすいといったメリットがあります。

興味がわいた状態を逃さない
このように、興味がわきやすく、不安が少ない状態を逃してはいけません。この状態の顧客は、「どんな風に使おうか」「こんな風にも使えるんじゃないか」と想像したり前向きな気持ちになっていることが多いものです。

しかし、日が経つにつれこうした気持ちも薄れてしまいますし、展示会で得た情報も時間が経ったことで曖昧になってしまいます。すると顧客は冷静になって守りに入りますから、商談となるとためらいを覚えることもあるのです。

まさに「鉄は熱いうちに打て」ではないでしょうか。そのためにも、展示会に出展する際は、近隣に自社専用の商談会場を確保しておく必要があるのです。

商談の成功率をアップさせる商談会場とは？

ただ会場を確保するだけでなく、より商談率をアップさせるために、専用の商談会場を選ぶことをおすすめします。では、どんな会場だとより商談の成功率をアップすることができるのでしょう？

展示会会場の近くである
展示会会場の近くであることは必須です。遠い場合、顧客は商談会場へ行くことを億劫に感じやすいのです。そうすると、商談に持ち込める機会そのものが減ってしまいます。できるだけ展示会会場から近くて、かつ移動しやすいところに商談会場を設けましょう。

食が楽しめる場がある
また、レストランなど食の楽しめる場がある商談会場がよいでしょう。美味しい食事を楽しむことで、気分がリラックスするのです。また食事の場は商談と異なり、仕事の話よりも人間同士の話が前面に出ます。ひょんなことをきっかけに会話が盛り上がる可能性もあります。何より、気分がよい状態の方が商談も弾みやすいものなのです。

顧客がリラックスできる環境
座り心地のよい椅子や優しい雰囲気の机など、顧客がリラックスできる環境がある会場が望ましいでしょう。商談は長時間に及ぶこともあります。座りにくく疲れを感じやすい、色使いが派手すぎて緊張しやすいといった環境では、落ち着いた商談も難しくなります。できるだけリラックスできる環境を持つ商談会場を選ぶとよいですね。

インターネット環境が充分である
商談会場にインターネット環境は欠かせません。ビジネスの場ですから、メールのチェックや上司・同僚といった社内の人間と連絡を取ることは多々あります。
例えば、決断に迷った顧客が上司に相談して決裁をあおぎたいと思ったときにインターネット環境が不十分だったら、その時点で商談の成功率は下がります。

このようにインターネット環境が充分かどうかは重要な点といえるでしょう。

商談会場にピッタリ！ホテルフクラシア大阪ベイの強み5点

ホテルフクラシア大阪ベイは、展示会出展時の商談会場にはピッタリの場です。その理由をコストパフォーマンス、会議室、食事、コスモホール、スタッフの5点から紹介します。

コストパフォーマンスがよい！
展示会は、サービスや製品をアピールする場として最高によい環境でしょう。展示会ということで多くの人が集まるため、興味を持ってもらえる可能性が非常に高いのです。
しかし、出展料や設営費は決して安いものではありません。

例えば、ブース1小間（小間3ｍ×3ｍ）の出展料は約20～30万円です。そこに設営費が重なると、かなり高額になるでしょう。しかも、この状態でさらに商談会場を確保しようとすると、コストがさらにかかります。こうしたコストで悩むことはよくあるのではないでしょうか？

ホテルフクラシア大阪ベイの場合、最大60名収容できる150㎡のCタイプ会議室なら90,720円と、比較的手頃な価格になっています。また、会議室は後述するように種類が豊富ですので、商談会場の規模やコストに合わせて自由に選ぶことができます。

商談会場に使える会議室の種類が豊富
ホテルフクラシア大阪ベイでは、商談会場の規模に合わせて会議室を選ぶことができます。一体どんな会議室があるのでしょうか。会議室の種類、部屋の数、最大収容人数、広さ、料金（9時～22時の全日、サービス料5％は含まない）の順に紹介します。

■ 大会議室A　1室　154名　298m²　183,600円
■ 会議室B　1室　80名　200m²　108,000円
■ 会議室C　3室　60名　150m²　86,400円
■ 会議室D　5室　48名　125m²　70,200円
■ 会議室E　12室　30名　100m²　59,400円
■ 会議室F　6室　15名　40m²　32,400円
■ 会議室G　1室　10名　20m²　16,200円

ホテルフクラシア大阪ベイには小規模から大規模まで会議室があるため、規模やコストに合わせて選べます。この点は魅力のひとつといえるでしょう。

交流とリラックスの場「食事」も重要

商談会場というと「商談」だけを考えてしまいそうですが、それだけでは商談の成功率はあがりません。商談は緊張をともなうものですし、お互い真剣になるため、疲れも出てきます。だからこそ美味しい食事が要となるのです。

・商談の場は空気が張り詰めやすい
前述したとおり、商談で真剣に話し合いをすると、お互い疲れが生じます。それはなぜでしょうか？
まず売り手は商談を成功させたいと思うため、いろいろなことを考えて商談を展開します。対して買い手は購入や導入によってかかるコストや時間、その先の利便性や売上げを考えて決断をします。このようにお互い、仕事として真剣に考えることがあり、それに応じて話をするため、疲れが生じるのです。また場合によっては、ぴりぴりと張り詰めた空気になるでしょう。

・食事で張り詰めた空気を和ませ、新たな交流を生む
こうした空気を和ませるのが食事です。おいしいものを食べたときはリラックスできますし、ぐっと緊張もほぐれます。
また、商談から離れた食事の場だからこそ生まれる会話もあるでしょう。もしかしたら、お互いの好きな食べ物で話が盛り上がるかもしれませんし、実は同じ趣味を持っていた、なんてこともあるかもしれません。

商談の場は仕事に特化するものですが、食事の場は人間同士の会話に特化しています。それに、仕事から離れたお互いの顔を見ることで距離がぐっと縮まる可能性も高いのです。長い目で見ればそれは商談にもよい影響を生むでしょう。

ホテルフクラシア大阪ベイのレストラン
ホテルフクラシア大阪ベイでは、こうした素晴らしい交流ができるレストランを備えています。

■ レストラン「咲洲」220席　木の色が優しい雰囲気をかもしだすレストラン
■ レストラン「咲洲Ⅱ」112席　青い椅子が落ち着きをもたらすレストラン

その他、和洋の宴会場や屋外の宴会場（バーベキューやガーデンパーティの開催が可能）もあり、用途に応じて利用することができます。なお食事プランには、バイキングやセルフ、フルサービスがあります。

また、食事はすべてホテルのシェフが作るため、メニューも豊富で見た目も美しいです。アレルギーや体調が悪いといったときもすぐに対応してくれるので安心でしょう。さらに、グレードアップしたいときの要望にもすぐに応えられます。

美しい映像が多彩な演出を生む「コスモホール」
最大収容人数600名をほこるコスモホールも魅力のひとつです。10mと天井が高く柱も少ないため、解放感があります。また、360度に広がる500インチのスクリーンは、多彩な雰囲気を演出してくれるのです。

・映像でイベントを盛り上げる
映像の種類は豊富で、ゴージャスな始まりを演出する「To the Universe」や穏やかな気持ちを生む環境映像の「HIKARI」などがあります。映像や画像を上手に使えば、イベントの始まりから最中、終わりに至るまでイベントの雰囲気を保つことができるでしょう。

・イメージどおりの演出が可能、そして使い勝手もよい
会場側の制約が少なく、イメージに沿った演出や装飾ができます。また知識がなくても照明やBGMの切り替えができるように設備が整えられているため、使い勝手もよいです。

スタッフのきめ細やかなサポート
ホテルフクラシア大阪ベイには、サポートのプロといえるセミナーコンシェルジュやアテンダントが存在し、広い視点からサポートをしてくれます。例えば、困りごとを解消してくれたり、商談会場の配置を考えてくれたりといったものでしょうか。あなたが仕上げたい商談会場のイメージを叶えてくれます。

宿泊型研修や大規模キックオフ、MICEにも

その他、ホテルフクラシア大阪ベイでは商談会場以外に、宿泊型研修や大規模キックオフ、MICEにも活用できます。どんな場面で活用できるのか、どんなメリットがあるのか紹介しましょう。

宿泊型研修で研修効果を高めよう
宿泊型研修は一般的に行う日帰りの研修と比べて、ゆっくり過ごすことができます。そのため、親交が深まりやすく研修効果の向上も見込めるなど、とてもメリットが多いのです。

ホテルフクラシア大阪ベイは、研修特化型ホテルですので、設備や研修に関するあらゆるサポートのノウハウを持ちます。研修効果を高めることは充分に可能です。

大規模キックオフで一致団結しよう
目標達成に向け全員が一丸となってモチベーションを高め、目標に向かっていくという意識を持つ「大規模キックオフ」にも有用です。前述したコスモホールを利用すれば、多くの人を収容できますし、豪華で華やかな演出をすることで、より一層気持ちを高めることができます。「特別なプロジェクトである」という認識を高めたり、参加者に一体感を生んだりすることにもつながるでしょう。

MICEにも役立つ
MICE（マイス）とは、会議（Meeting）、報奨・研修旅行（Incentive Travel）、国際会議（Convention)、展示会・見本市・イベント（Exhibition/Event）の頭文字を取った、多くの集客交流が見込まれるビジネスイベントなどの総称です。

例えば、これまでがんばった社員を表彰するために報奨・招待旅行をする、国際会議や学術会議（学会）を開催する、スポーツイベント（企業内のイベントとしての運動会）を開くなど、隣接するインテックス大阪と併用すれば、イベントでできることの可能性は最大限に広がるでしょう。