コミットメントとは何か。意味のある会議にするためにやっておきたいこと

2021/03/29: コミットメントとは何か。意味のある会議にするためにやっておきたいこと

はじめに

宿泊型の会議は、社員の時間を多く使うものです。朝食を終えたらすぐにスタート、ランチを挟んで夕方まで。夕食後、さらに分科会を設定するようなこともあるでしょう。拘束時間が長いため、なんとなく達成感を持ってしまいがちですが、もしかしたら、研修の結果が残せていないかもしれません。宿泊型の会議をやっただけで満足しないためには「コミットメント」がポイントです。会議においてのコミットメントとはどういうものか。意味のある会議に不可欠なコミットメントについてみていきましょう。
会議の内容を出席者全員でリアルタイムに共有することで、さまざまなメリットが生まれます。リアルタイム議事録がなぜ良いのか、見ていきましょう。

コミットメントとは何か

英語の「Commitment」（コミットメント）という言葉には、単純に関わるだけでなく、約束、公約、責任、委託などの意味があります。
すなわちコミットメントするということは、責任を伴うということです。ただその事柄に関わっているだけでは、コミットメントしたことにはなりません。会議におけるコミットメントも同様です。会議に出席して、意見を述べているだけではコミットメントしたことにはなりません。責任を伴う約束、公約をすることで、初めて会議にコミットメントしたといえるのです。

会議の目的はコミットメントにあり

会議が終わったとき、参加者各人がコミットメントすべきこと＝次回の会議までにやっておかねばならないことを明確にするのが、意味のある会議にする方法の一つです。そのため、会議の最初の段階では、コミットメントは明確になっていません。進行するにつれて醸成されていくのが、会議におけるコミットメントです。

参加者がコミットメントを意識するかしないかで、会議の成果も大きく変わってきます。ダラダラと顔を合わせて話し合いをするだけでは、意味のある会議にはなりません。会議をする目的はコミットメントを明確にすることといっても過言ではないでしょう。

コミットメントを明確にする具体的な方法

実際の会議でコミットメントを明確にするには、どうしたら良いのか、具体的な方法をご紹介します。これらの方法を試すことで、いつもの会議も変わってくるでしょう。具体的なコミットメントを意識することで、会議の成果が倍増するはずです。

1．コミットメントのリストを作る

会議の議事録を作成する際には、コミットメントについても言及するようにします。あとから見て、各人のコミットメントが一目瞭然になるようにしておくのがポイントです。議事録とは別に、コミットメントのリストを作るのもおすすめです。リストには、担当者やコミットメントの内容を入れるだけでなく、コミットメントして得られるメリットも書いておけば、モチベーションアップにもつながります。

2．進捗状況の共有でコミットメントをフォローする

コミットメントのリストができたら、そのフォローシステムを同時に構築しておくと、コミットメントの達成率がアップします。せっかく会議で導き出したコミットメントなのですから、参加者全員が達成できるように、フォローしていきましょう。

具体的には、コミットメントの段階ごとの達成期日や、その確認者を決めておくことです。いつまでに、どこまでやるべきか、会議の参加者全員で把握してその進捗状況を共有します。こうすることで、会議のコミットメント達成がより確実になるでしょう。

マンネリ化した会議を変えるコミットメント

成果のない会議が続くと、会議自体の参加モチベーションも下がります。長時間拘束で成果はないのに達成感を持ってしまいがちな宿泊型会議こそ、コミットメントを明確にすることを意識しましょう。マンネリ化した会議を変えるのにオススメしたい方法です。
成果が出れば社員のやる気も上がり、次のステップへの意欲も増すでしょう。コミットメントを明確にする意味のある会議を試してみませんか？

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