社員研修で使う資料を作ることになったとき、担当者として押さえておきたい3つの秘訣をお伝えします。見やすい資料を短時間で、しかもオリジナリティのある内容にするためのポイントです。

社員研修の準備は、資料作りのほかにもやらなくてはならないことが山のようにあります。資料は手際よく、ささっと準備して、他の案件に時間と労力をかけましょう。資料の良し悪しは、かかった時間に比例しません。

1.見やすい資料を心がける

・メモを取らせて今後の業務の拠り所にしてもらう
研修用の資料なので、研修内容を習得してもらうための補助となることが最優先の目標です。研修を受けた後で読み返してもわかりやすいよう、ポイントを押さえつつもメモを取れるように作成することが重要でしょう。

よって、社員研修で実施する内容を、そのまま書き込んでしまったような資料はNGです。長い文章にせず、箇条書きにすることを意識すると、要点のまとまった資料にすることができます。短いフレーズでインパクトのある箇条書きにしたほうが、読む側も疲れず内容が頭に入りやすくなるでしょう。
箇条書きを難しく感じるようなら、まずは文章の中から「です、ます」や、接続語のような余分な言葉を削るようにしてください。すると、形容詞や名詞、必要な動詞のみが残るでしょう。少し雑なイメージを持つかもしれませんが、あとは社員研修のときに言葉で補足すればいいのです。

・資料に使用するメインカラーを決める
資料の中にいろいろなデザインや色が混在していると、雑然としたイメージを与えるだけでなく、見づらいものです。
メインカラーを決めると、見やすく統一感のある資料になります。例えば、コーポレートカラーをメインカラーにすると、会社のイメージに合った色合いに調整することができます。メインカラーが決まれば、明暗をつけてトーン違いのカラーを入れる程度でもOK。これが見やすくセンスある資料に見える色使いのコツです。

2.フリーダウンロード資料を活用する

時間がないとき、フリーダウンロードの資料を活用すると、手間が省けるので時間短縮になります。社内研修の内容に合ったサイトから探してみましょう。社員研修の専門会社だけでなく、官公庁の資料もおすすめです。

例えば、2015年10月から通知が始まるマイナンバー。各社でも、年金や税金に関する手続きなど、さまざまな対応の変更が求められることになります。社員研修を企画しているなら、内閣官房のマイナンバー制度のフリーダウンロード資料が、なかなかの充実ぶりでおすすめです。フリーダウンロード資料を参考にしながら、適宜自社のオリジナリティを追加して資料を作っていくと良いでしょう。

・記憶に残るよう、視覚にも訴えかける
著作権フリーのイラストや写真素材をダウンロードして使うのも、文字だけ並べるより見やすくなって良いものです。課金なく使えるものをそろえたサイトも多くあります。社員研修のイメージに沿ったものを資料に入れておくと、文字だけよりも記憶に残りやすくなるものです。

3.資料の流れ・構成を考える

資料を作るときには、資料の流れ・構成も重要なポイントです。資料は、社員研修の内容に沿ったものにするのが大前提なので、まずはそちらの流れから考える必要があります。資料作りの前に、タイムテーブルを作って、社員研修全体の流れを決定、それを資料の構成に反映させましょう。タイムテーブルが資料の目次になるようなイメージです。

目次ができたら構成は決まったのも同然です。あとはそれぞれの項目に箇条書きで要点となる言葉を入れ、イメージ画像やグラフなどを入れれば、効率良く資料を作ることができます。

最後にもう一度見返して、この資料を後から受講者が読み返しても不足がないかどうかを確認しましょう。必要に応じて、復習ポイントをまとめられるような資料を作成することも効果があります。

ポイントを押さえた資料作り

社員研修の資料は、ポイントを押さえて作れば時間短縮になるだけでなく、見やすいものにすることができます。研修内容が決まっているなら、あれこれ悩まず、まずは資料作りに取りかかりましょう。スマートな資料作りで、社員研修をより良いものにしませんか？