ゴールイメージの共有で催事を成功に導く

ゴールを理解しお客様と共有することがスムーズなやりとりと催事の成功へ！

機器類の製造、販売を手掛けていらっしゃる企業様から、販売会社様向け催事を2日間開催したいとのご相談をいただきました。
催事自体は毎年開催されているものですが、今年は、新製品の発表体験会を兼ねたものにしたいということで、体験会が行える広さとアクセスの良さを兼ね備えた会場を探していらっしゃいました。

新製品の体験会を兼ねたイベントを開催したい

新製品の発表だけであれば、屋内ホールで開催することも可能です。しかし、今回の催事は、「ドローンを利用した新製品の体験会もあわせて行う」という企画でした。そのため、ゴルフ場などの広い屋外敷地が必要となり、屋外テラスのあるホテルフクラシア大阪ベイにご相談をくださいました。

ところが、ホテルフクラシア大阪ベイのテラスはドローンを飛ばすには高さが足りなかったため、講堂を使って製品発表を行い、体験会は900㎡の広さがあるコスモホールと外部の土地を利用するということになりました。

最終的にお打合せを重ねる中で催事内容が変わり、製品発表会場は変わらず講堂で、そしてホテル前と研修室4つ、外部の土地2箇所を利用して製品体験会を行うことになりました。

催事のゴールは「製品理解を深める」ことと「参加者交流」の2点

新製品の発表会と体験会を兼ねるということで、今回の催事の大きな目的の一つに、「参加者が新製品の理解を深めること」にあります。またこれに加えて、クライアント様は「懇親会を通して参加者同士の交流を深めていただくこと」もゴールとして設定していらっしゃいました。

各参加者は、同じ製品を扱う競合企業となりますが、販売意欲向上のためにも、お互いを高め合う仲間意識を育てていただけるような懇親会を開催したいとのことでした。

製品理解を高め、更にお互いの仲間意識を育てる懇親会を開催するには・・

催事のスケジュールは、1日目の12時から18時までが新製品発表会、19時から21時が懇親会、2日目の8時半から17時までが新製品体験会です。さらに、それぞれの催しについてスケジュールが分刻みに組まれていました。これは、限られた時間の中で製品の魅力をしっかりとお伝えするためであり、また、参加者に「待ち」の時間を過ごさせることがないためでもあります。
ここまで分刻みのスケジュールを時間通りに遂行するためには、ほんの少しの伝達ミスも許されません。当日、お手伝いをするなかでタイミングがずれてしまうことがないように、事前に事務局様とは念入りな打合せを行いました。

さらに、当方からは、参加者にルームキーをお渡しする際、お一人ずつではなく、各企業の代表者にまとめてお渡しするという形式をご提案しました。時間が短縮できるだけでなく、ルームキーのお渡し列が長く伸びてしまうことも防げるため、効率よく短時間でのお渡しが可能になりました。

今回の催事では、メインの事務局様のほかに、各コンテンツについて代表となる事務局様がいらっしゃいました。

通常は、イベントの代表となる事務局様とやりとりを行い、ご要望などをお聞きすることが多いのですが、今回はコンテンツによってメインの事務局様が変わることから、当日にフロントや内線電話でご要望やご質問を受けた際に適切な部署へ取り次げるよう、スタッフ間で事務局様の組織図を共有し、電話対応やご要望の対応に当たりました。

また各コンテンツをとりまとめる催事全体の運営を行うのがメインの事務局様ですが、今回はさらにその上に責任者となられる方がいらっしゃいました。

お忙しい方で、お打ち合わせに同席なさることはあまりなかったのですが、状況によっては催事の内容に変更を加えられることもありました。そのため事務局様には責任者様から出たご要望は、私達担当者に対してもすぐにお知らせいただくようにお願いし、変更があった場合に即座に対応できる体制を事前に取れるように心がけました。

事務局様では懇親会を和気あいあいとした盛り上がりにするため、多くの催しや企画を考えていらっしゃいました。目玉として全国各県のお酒を用意し地酒大会を企画されました。利き酒ゲームをしたり、参加者が出身県のお酒を持ってテーブルを回ったりと、懇親会は大変盛り上がり、目的としていた交流も充分達成されました。

当方では、内容のヒアリングを十分に行い、サービススタッフに漏れなく伝えることや、企画に必要な小物類の準備、ポップの作成など、細かいことを中心にお手伝いをさせていただきました。事務局様と綿密にお打合せをすることで、ご要望に応じたメニュー作成や、ご希望に沿ったレイアウト図の考案が可能となりました。